De HR-Bot van One16
Met de opkomst van de smartphone kwam een ware revolutie op gang. Plots moest bij elke nieuwe applicatie de vraag gesteld worden: 'Moet deze ook mobiel toegankelijk zijn?'
Vandaag de dag is deze vraag voor elk softwarebedrijf een no-brainer geworden. De echte uitdaging ligt nu in de keuze tussen een native applicatie, een responsive design, of wellicht een Progressieve Web App (PWA) als het ideale compromis.
Na de zoveelste AI sprong beginnen er plots andere vragen op te duiken. Heeft het bedrijf een data-enablementstrategie? En, nog belangrijker, is er behoefte aan een AI agent? Denk bijvoorbeeld aan een conversational agent die de interactie met gebruikers vergemakkelijkt.
Op dit moment wordt er nog wel eens vreemd opgekeken als deze vragen zich aandienen. Maar onze voorspelling is dat ze uiteindelijk net zo breed geaccepteerd zullen worden als het 'mobiele vraagstuk' ooit was.
Net zoals de overgang naar mobiele toegankelijkheid van applicaties ooit een noodzaak werd, geloven we dat het implementeren van een data-enablementstrategie en het inzetten van conversational agents binnen afzienbare tijd standaardpraktijk zullen worden voor elk softwarebedrijf. Het is slechts een kwestie van tijd voordat deze ontwikkelingen net zo vanzelfsprekend worden als het hebben van een mobiele app.
Hoe kan zo'n conversational agent er nu uitzien? Wel laten we even kijken naar een eigen use case.
De context
Als bedrijf is het een hele uitdaging om te navigeren tussen de diverse administratieve en HR-processen die de bedrijfsvoering in goede banen leiden. Denk aan zaken als het gebruik van laptops, internet, het aanvragen van verlof, vragen over bedrijfswagens, toegangsbadges, en nog veel meer.
Elk van deze aspecten brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee op het gebied van gebruik en deze worden vaak duidelijk afgebakend door middel van beleidsregels, ook wel bekend als policies. Bij indiensttreding worden deze policies gezamenlijk doorgenomen en ondertekenen alle betrokken partijen deze. Op die manier is alles helder en duidelijk voor iedereen, en kan iedereen met een gerust hart aan de slag. Onder het motto, goede afspraken maken goede vrienden.
Het probleem
Een vraagje, denk je op een avond, tiens, ik ga nog eens lezen wat er juist in mijn internet policy staat? Maar laten we eerlijk zijn, spontane heropfrissingen van bedrijfsbeleid zijn zeldzaam. We hebben immers leukere dingen te doen, toch?
Maar dan heb je plots een dringende vraag, waar zijn die policies? Ik ga op verlof en mijn vrouw en ik ga tijdens de rit elkaar afwisselen. Mag dat wel met de bedrijfswagen?
Mag ik eigenlijk netflixen op kantoor?
De oplossing (old school)
In zulke gevallen is het handig als er een centrale bron is waar medewerkers snel en gemakkelijk toegang hebben tot de relevante policies en procedures. Dit kan bijvoorbeeld een intranetportaal zijn waar alle documenten en informatie over bedrijfsbeleid worden opgeslagen en regelmatig worden bijgewerkt.
Als er dringende vragen of situaties ontstaan waarbij een policy moet worden geraadpleegd, kan het handig zijn om een aangewezen persoon of afdeling binnen het bedrijf te hebben die als aanspreekpunt fungeert voor dergelijke zaken.
Dit kan bijvoorbeeld de HR-afdeling zijn of een specifieke medewerker die goed op de hoogte is van het bedrijfsbeleid. Op die manier kunnen medewerkers snel antwoord krijgen op hun vragen en kunnen eventuele problemen of misverstanden worden opgelost.
Maar wat als deze persoon met verlof is? Ga je het juiste document terugvinden denk je? Laten we even naar een andere oplossing kijken.
De oplossing (new school)
Hoe kunnen we direct toegang geven tot deze informatie? Door een HR-assistent te ontwerpen.
Een HR-bot kan fungeren als een virtuele assistent die medewerkers in staat stelt om direct vragen te stellen over al deze policies. Door eenvoudigweg een vraag te stellen aan de bot, kunnen medewerkers snel de relevante informatie krijgen die ze nodig hebben.
Deze kan dienen als centrale bron van informatie waar medewerkers toegang hebben tot belangrijke documenten of hen door te verwijzen naar de juiste bronnen.
Ken je de ouderwetse FAQ's nog? Wel, de HR-assistant kan gefinetuned worden om veelgestelde vragen te beantwoorden, zonder dat ze moeten wachten op een reactie van een menselijke medewerker.
De One16 HR Bot is nog in MVP-fase, maar de resultaten zijn veelbelovend, laten we enkele cases in detail bekijken!
Mag mijn vrouw met de wagen rijden als ik op verlof ben?
Onze One16 HR bot geeft u alvast een genuanceerd antwoord.
Ik heb schade aan mijn wagen en waar vind ik meer informatie?
De HR-assistent geeft je alvast een stappenplan en het document waar je meer informatie kan vinden.
Wat als de chatbot niet de juiste informatie terug kan vinden?
De assistent is momenteel gefinetuned om je dan door te verwijzen naar de juiste persoon. Dit staat niet in een document, maar eerder in een contacten database, die semantische queries kan uitvoeren, zodat slechts een deel van een naam voldoende is om resultaten te vinden.
Merk op dat de HR assistent dus instaat is om zogenaamde tools aan te sturen, een heel krachtig concept!
Integratie van informatie
Alleen maar documenten of kan de assistent meer informatie raadplegen?
Jawel, bij One16 gebruiken we Officient om onze HR administratie te vereenvoudigen. Voor de verlofplanning is dit the place to be. Gelukkig heeft Officient een API waar we gebruik van kunnen maken.
Wij vragen ons dus af of onze HR verantwoordelijke aanwezig is vandaag!
Benieuwd hoe we dit technisch uitgewerkt hebben? Lees dit in onze volgende blogpost!
References:
Photo by fauxels from Pexels
Photo by Andrea Piacquadio
